Kaip suvaldyti galimas rizikas?

Kaip ir bet kokiuose sprendimo rengimų procesuose, reikia skirti pakankamai laiko įsivertinti galimas rizikas bei susiplanuoti, kaip užbėgti joms už akių. 

Svarbiausi aspektai, kuriuos reiktų apgalvoti, yra: 

• Iniciatyvos tikslingumas – bet kokia visuomenės įtraukimo iniciatyva sukelia lūkesčius, jog visuomenės balsas bus išgirstas. Nėra būtina kiekvienu atveju rengiant sprendimą organizuoti ir įtraukimo inciatyvą. Svarbiausia, kad tai prisidėtų prie sprendimo kokybės ir erdvės tolimesnio dialogo su visuomene kūrimui. Siekiant suvaldyti šią riziką apgalvokite, ar tikrai egzistuoja problema, ar yra erdvės rengiamą sprendimą papildyti visuomenės nuomone, ar vadovybei tikrai aktualu įtraukti visuomenę. Daugiau apie tai galima rasti čia.
• Visuomenės lūkesčiai – prieš pradedant rengti bendrakūrybos iniciatyvas, svarbu užtikrinti, kad visuomenė suvoktų galimus sprendimų ribotumus dėl esamos aplinkos, gebėjimų ir žinių skirtumo, naudos specifinėms suinteresuotoms grupėms. Siekiant to išvengti, svarbu užtikrinti kiek įmanoma didesnį skaidrumą: nurodyti piliečių vaidmenį, konkrečiai apibrėžti klausimą, kuris bus sprendžiamas, pristatyti proceso eigą, rezultato panaudojimą.  Tai suvaldyti gali padėti ir nešališkas moderatorius (kaip trečioji šalis), kuris užtikrins galimybę visiems dalyviams pasisakyti tolygiai, taip skatindamas kokybiškesnį tarpusavio dialogą su viešojo sektoriaus atstovais.
• Laiko suvaldymas – bet kokia iniciatyva dažnai susiduria su ribotu laiko resursų klausimu. Įtraukimo iniciatyvos dažniausiai reikalauja daug laiko ir lankstumo perdėliojant planus, organizuojant papildomus susitikimus ir pan. Dėl šios priežasties reikia turėti pakankamai laiko, jei iniciatyva paprastesnė, pradėti ją planuoti bent prieš 1–2 mėn., jei ilgalaikė – planuoti 6 mėn. ar daugiau. Suvaldant riziką, adekvatus laiko periodas turėtų būti suplanuotas ne tik dėl organizacinių priežasčių, bet ir dėl dalyvių pasiruošimo. Susipažinti su sudėtingu klausimu dažnai prireikia laiko net ir organizuotų struktūrų atstovams, reikia skirti daug dėmesio siekiant įsigilinti į rengiamus sprendimus, apgalvoti alternatyvas. Tam, kad įtraukimo rezultatas būtų kuo kokybiškesnis, visi turi turėti pakankamai laiko pasiruošti. 
• Informacijos parengimas – dalyviams reikia suteikti pakankamai informacijos ir tokia forma, kuri būtų kuo lengviau suprantama, kad galėtų susipažinti su problema, gebėtų ją pažvelgti iš įvairių pusių, matyti oponento poziciją. 
• Duomenų panaudojimas – visuomenė, dalyvaudama tokio tipo iniciatyvose, tikisi matyti savo indėlį galutiniame produkto variante, todėl itin svarbu iš anksto suvaldyti dalyvių lūkesčius dėl to, kiek jų idėjos bus panaudotos. Taip pat svarbu laikytis įsipareigojimo argumentuotai priimti ar atmesti gautus pasiūlymus. Papildomai pasitikėjimą dalyvavimo procesu gali paskatinti skelbiamos neredaguotos pastabos ir pasiūlymai.  
• Grįžtamasis ryšys – itin glaudžiai susijęs su rezultatų panaudojimu. Kokybiškas grįžtamasis ryšys gali padėti sustiprinti ryšį su visuomene arba, priešingai, sukelti nepasitikėjimą jo neužtikrinant. Grįžtamojo ryšio ratas turi užsibaigti – nuo pat pradžių bendraujant su iniciatyvos dalyviais, pačioje pabaigoje būtina su jais susisiekti ir informuoti apie tai, kokie pasiūlymai gauti ir kaip jie bus panaudoti.