Kokia turėtų būti proceso eiga?

Kaip bene kiekvienu gyvenimo atveju, norint gerai atlikti užduotį, svarbu suplanuoti veiksmų eigą. Nuo ko pradėsite, ką ir kaip darysite, kiek skirsite laiko?

Visuomenės atsiklausimas – ne išimtis. Aiški proceso eiga leis sklandžiau atsiklausti gyventojų ar jų atstovų, apsaugos nuo nemalonių netikėtumų ir bemiegių nerimo naktų.

Kiekvienas atsiklausimo procesas gali būti skaidomas į septynis etapus. Šie etapai sudaro vientisą veiklų grandinę, kuri palaipsniui turėtų leisti pasiekti galutinį rezultatą. Tiksliau suformulavus proceso tikslą ir reikšmę platesniame viešosios politikos formavimo kontekste, galite suplanuoti proceso įgyvendinimą. Proceso planas turėtų tapti jums patogia instrukcija su tiksliu tvarkaraščiu ką, kaip ir kada atlikti.

Ruošiantis konsultacijai, svarbu apgalvoti šiuos aspektus:  

• Kaip bendrausite su konsultacijos dalyviais prieš, per ir po konsultacijos?
• Kokiais būdais rinksite jums svarbią informaciją?
• Kaip ją analizuosite?
• Kaip integruosite gautą informaciją į ruošiamą projektą (priemonės aprašą, teisės aktą ar pan.)?
• Kiek laiko truks kiekvienas etapas? Kiek laiko galite skirti procesui?
• Kiek viskas kainuos?
• Kas jums padės organizuoti ir sėkmingai įgyvendinti konsultaciją?

Siūlome planuoti procesą iš eilės peržiūrint kiekvieną etapą ir suplanuojant veiklas taip, kad kiekvieno etapo rezultatas sėkmingai jus nuvestų į kitą etapą. Taip pat, kiekvienam iš septynių etapų svarbu numatyti:

1. Veiklas: kas turi būti atlikta, kad etapas būtų sklandus?
2. Trukmę: kiek laiko tai truks?
3. Kaštus: kiek tai kainuos?
4. Atsakingus asmenis: kas vykdys numatytas veiklas?  
5. Rizikas: kokių gali kilti problemų ir kaip jų išvengti?

Turėkite omenyje, kad atsiklausimo planavimas yra iteracinis procesas – apgalvojus du žingsnius į priekį, tenka grįžti žingsnelį atgal ir dar kartą peržiūrėti ar viskas dera tarpusavyje. Jei planuodami pastebėsite, kad jūsų sumanytos konsultacijos proceso įgyvendinti nepavyks, visuomet galite jį pataisyti ir priderinti prie turimų galimybių.