Proceso eiga: kaip tinkamai pasiruošti?

Tikslą nubrėžti turėtų atsakingas už kuruojamą temą asmuo ar komanda institucijoje, kurie yra proceso bendrasavininkai. Turi būti užsibrėžtas aiškus tikslas, susijęs su apibrėžta viešosios politikos problema. Tikslas aprašomas neutralia dalykine kalba.

Formuluojant tikslą (2-3 sakiniais) svarbu būti konkretiems ir jį suformuluoti labai aiškiai. Ne mažiau svarbu, kad tikslas būtų realistiškas, pasiekiamas ir prasmingas, o išsikelti rezultatai – pamatuojami laike. Tam, kad būtų lengviau įvertinti įvykusią iniciatyvą, jau formuluojant jos tikslą reikėtų nusistatyti rodiklius, kuriais bus matuojama ar tikslas pasiektas. Tokiais rodikliais galėtų būti – pasiektas bendras sutarimas tarp skirtingų grupių dėl esminių klausimų, parengti bendri pasiūlymai ir kt. Tikslo pasiekimui įvertinti gali būti naudojami ir keli rodikliai.

Daugiau informacijos apie tai, kaip tinkamai išsikelti iniciatyvos tikslą, rasite čia.

Tikslinės grupės – bet kuri asmenų ar socialinė grupė, institucijos ar organizacijos, kurias gali teigiamai ar neigiamai paveikti priimamas sprendimas dėl svarstomo klausimo. Siekiant užtikrinti dalyvavimo principą, reikia apgalvoti, kam tema yra aktuali bei kas galėtų prisidėti prie kokybiškesnio sprendimo. 

Tikslinės grupės gali būti įvairios:  

Pirminės grupės yra tos, kurios yra pirmiausiai ir tiesiogiai paveikiamos priimtų sprendimų. Tai gali būti bet kokios socialinės, profesinės ar politinės grupės, nepriklausomos organizacijos, vietos ar nacionalinio lygmens agentūros ir pan. 

Antrinės grupės turi netiesioginį interesą, pavyzdžiui, yra vartotojai, įmonės darbuotojai ar pan. 

Opozicija – tie, kuriuos priimamas sprendimas gali paveikti neigiamai ar tie, kurie oponuoja bendrai nuomonei.

Sudarant galimų dalyvių sąrašus, svarbu apgalvoti, ar nešališkai apsvarstėte visas galimas įtraukti grupes. 

Norite sužinoti daugiau? Skaitykite čia.

Planuojant veiklas ir bendradarbiavimo proceso etapus iniciatoriai turėtų įvertinti: 

• Kokiais etapais bus vykdomas procesas? Kaip jis atrodys? 
• Kokio rezultato tikitės iš kiekvieno proceso etapo?
• Kaip gauti rezultatai bus naudojami?
• Kaip pamatuosite iniciatyvos sėkmę?

Veiklų planavimas ir rezultato, kurio tikimasi įgyvendinus vieną ar kitą etapą, įvardijimas padės išvengti netikslingų veiksmų ir leis efektyviau siekti nustatyto tikslo. 

Konkretaus etapo rezultatui vertinti rekomenduotina turėti rodiklius, kurie matuotų vieno ar kito viešosios konsultacijos etapo sėkmę. 

Veiklų plane turi atsispindėti ir laikas, per kurį yra numatoma veiklą įgyvendinti: 

• Koks yra viešinimo planas? Viso proceso metu organizuojami susitikimai, diskusijos, surinkta medžiaga, pasiūlymai bei klausimai, turėtų būti sistemingai viešinami. Vienas būdų – skelbti informaciją svetainėje „E. pilietis“ skiltyje „Viešosios konsultacijos“.
• Ar turimi ištekliai atitinka poreikius? Jei ne – ar galima rasti papildomų šaltinių?
• Ar atliktas rizikų vertinimas ir numatytos atitinkamos priemonės jas suvaldyti?

Daugiau apie rizikų suvaldymą bendradarbiavimo iniciatyvose galite rasti čia.

Vertinimo tikslas – įvardinti pavykusius ir tobulintinus proceso aspektus, taip kaupiant patirtį ir žinias vykdant tokias iniciatyvas ateityje („ką kartosime ir ką darysime kitaip?“). Siekiant užtikrinti kokybišką bendradarbiavimo procesą, svarbu suprasti kylančius iššūkius ir iniciatyvos sėkmę, o ateityje pasimokyti iš padarytų klaidų ar kartoti tai, kas pavyko. 

Pirmiausia, svarbu išsikelti aiškius ir pamatuojamus tikslus procesui, pagal kuriuos iškeliami sėkmės vertinimo rodikliai (pavyzdžiui, dalyvių skaičius, gautų pasiūlymų skaičius ir pan.), pasidalinti klausimynu dėl konsultacijos vertinimo su joje dalyvavusiais asmenimis, siekiant įvertinti pasitenkinimo rodiklius (angl. Net Promoter Score). Surinkus informaciją apie proceso vertinimą iš dalyvių bei kolegų, ją apibendrinti ir toliau panaudoti siekiant dar kokybiškesnio panašių iniciatyvų įgyvendinimo ateityje.

Norite pamatuoti iniciatyvos sėkmę? Daugiau skaitykite čia.

Kaip gali atrodyti bendrakūrybos iniciatyva? 

Susitikimus įgyvendinti galima įvairiais būdais, šiose gairėse siūloma surengti kūrybinių dirbtuvių ciklą, kurios baigtųsi didesniu renginiu ar plataus masto viešąja konsultacija, skirta gauti pastabas kartu su proceso dalyviais paruoštiems sprendimams. 

Moderatorius ar fasilitatorius

Bendradarbiavimo proceso metu svarbu pasirinkti asmenį, kuris padės suvaldyti auditoriją, valdys visus moderavimo procesus bei diskusijas, padės atrasti geriausią būdą, kaip kalbėti su iniciatyvos dalyviais. 

Toks asmuo atsakingas už konstruktyvias diskusijas viso proceso metu, tinkamus klausimus, dalyvių minčių apibendrinimą, pagal juos pritaikomas ir toliau vystomas diskusijas ir procesus. 

Moderatorius turėtų turėti patirties, taikydamas bendrakūrybos, dizaino mąstysenos (angl. design-thinking) ir panašius inovatyvius metodus. Patartina, kad moderatorius jau anksčiau būtų moderavęs užsiėmimus, kurių metu vyko diskusijos tarp skirtingus interesus turinčių grupių (paslaugų vartotojai, tiekėjai, kitos suinteresuotos šalys). Moderatorius turi gebėti fasilituoti diskusiją tarp skirtingus interesus turinčių grupių ir padėti pasiekti konsensusą, o, esant reikalui, fasilitavimą adaptuoti nuotoliniams susitikimams.

Moderatorius gali būti ir institucijos darbuotojas, priklausomai nuo situacijos, gebantis tiek užduoti klausimus, moderuoti diskusiją, tiek apdoroti susitikimų metu gautą informaciją ir ją panaudoti ateinantiems susitikimams.

Tokių moderatorių galima ieškoti anksčiau vykusiuose renginiuose. Rinkdamiesi moderatorių apsvarstykite ne tik žurnalistus, renginių vedėjus, bet ir su tema susijusius ekspertus, kitų renginių vedėjus, bendruomenės vystymo ekspertus ir pan. 

Kūrybinės dirbtuvės

Būdas pasirenkamas siekiant išklausyti ir įsisąmoninti įvairias perspektyvas bei rasti bendrus sprendimus, o tuomet juos pristatyti platesniam ratui dalyvių panelėse. 

Kūrybinių dirbtuvių metu dirbama mažose grupėse po 5-6 žmones (tai galima daryti ir nuotoliniu būdu, paskirstant dalyvius į atskirus kambarius). Tai padeda kiek įmanoma labiau įtraukti visus dalyvaujančius ir išgirsti kiekvieno jų nuomonę. Dažniausiai dalyvauja iki 30 dalyvių. 

Dalyviai gali būti ne tik konkrečios temos ekspertai.  Į vieną diskusiją ar užsiėmimą paranku suburti asmenis, atstovaujančius skirtingas sritis ar idėjas. Tokiems asmenims svarbu suteikti galimybę plačiau pasidomėti problema. Tinkamai parinkus dalyvius galima užtikrinti įvairiapusišką bei nešališką diskusiją ir procesą apskritai.

Kas turėtų dalyvauti tokiuose užsiėmimuose? Pasirinkite pagal tikslinę grupę.

Platesnio masto renginys, rezultatų pristatymas ir aptarimas

Šio proceso metu aptariama, kas buvo nuspręsta mažesnėse grupėse, aptariami esminiai likę klausimai ir ieškoma bendro sutarimo. Taip pat šiame etape galima įtraukti ir plačiąją visuomenę organizuojant viešąsias konsultacijas, pasitikrinimą, ar surinkta informacija atitinka bendrą visuomenės problemos ir / ar jos sprendimo būdų vertinimą. 

Tokio renginio eiga, priklausomai nuo temos, gali skirtis, tačiau turėtų būti užtikrinti esminiai aspektai, skatinantys dalyvių pasitikėjimą procesu ir jų įsitraukimą:

• Vadovybės įsitraukimas, pasisveikinimo žodis;
• Viso proceso aptarimas ir rezultatų pristatymas;
• Papildomų įžvalgų / komentarų surinkimas;
• Tolimesnių planų pristatymas.

Viso proceso metu, dalyviai turėtų būti nuolat informuojami apie naujienas, susijusias su tema, pokyčius institucijoje, jei jų atsiranda. Patariama su dalyviais palaikyti nuolatinį ryšį ir periodiškai organizuoti ne tik susitikimus, bet ir tęstinę diskusiją nuotoliniu būdu (pavyzdžiui, sukuriant grupę socialiniame tinkle Facebook, Microsoft Teams platformoje ir pan.). Dėl tinkamiausio kanalo bendravimui, svarbu sutarti ir nuspręsti kartu su dalyviais. Taip pat naudinga paskirti vieną kontaktinį asmenį, į kurį dalyviai galėtų kreiptis iškilus klausimams.  

Proceso pabaigoje visa susijusia informacija turėtų būti pasidalinta su dalyviais, taip sudarant galimybę kokybiškam grįžtamajam ryšiui. 

Norint kurti kokybišką bendradarbiavimą tarp darbo grupės narių ir ją buriančios institucijos, itin svarbu palaikyti nuolatinį bendravimą, suteikti naujausią informaciją. Siekiant sukurti palankesnę atmosferą bendradarbiavimui, darbo grupės narius galima suburti į neformalaus bendravimo tinklą – pasidalinti ekspertinėmis žiniomis, apsikeisti naujienomis. Jei svarstomas klausimas yra platus, galima dirbti frakcijose, pasidalijus klausimą į skirtingas temas. Tačiau tokiu atveju taip pat svarbu palaikyti ryšį su likusia darbo grupe ir aptarti suformuluotas idėjas. Pasitaiko atvejų, kai darbo grupėse priimti sprendimai yra pakeičiami, o apie juos darbo grupės nariai neinformuojami. Siekiant užtikrinti tarpusavio pasitikėjimą, svarbu narius informuoti ir argumentuotai paaiškinti, kodėl pokyčiai įvyko.

Daugiau informacijos, kaip bendrauti su proceso dalyviais, skaitykite čia.

Bendradarbiavimo proceso metu sugeneruojama itin daug informacijos, tačiau dažnai sudėtinga informaciją rinkti be papildomų įrankių. Todėl duomenis vertėtų išsaugoti ir kitais formatais – vaizdo įrašais, fotografijomis ir kt. 

Kūrybinių dirbtuvių ir kitų susitikimų metu gautą informaciją svarbu apdoroti ir ją pateikti viešai, nurodant, kurie priimti sprendimai bus įgyvendinti, kurie bus palikti ateičiai ir kodėl. Taip pat reikėtų pateikti detalią informaciją apie tai, kokių kitų žingsnių, susijusių su svarstomu klausimu, bus imamasi bei kokios konkrečios institucijos atsakingos už jų įgyvendinimą. 

Duomenis, gautus tokios iniciatyvos metu, analizuoti reiktų priklausomai nuo gautos informacijos tipo (kiekybinė bei kokybinė informacija). 

Surinkus standartizuotus apklausos duomenis, reikia atlikti kiekybinę analizę – palyginti skirtingų respondentų grupių atsakymų vidurkius ir dažnius. Svarbu atsižvelgti į skirtumus tarp skirtingų tikslinių grupių, pasiaiškinti galimas priežastis. 

Gavę dalyvių įžvalgas, pateiktas raštu ar žodžiu, atlikite kokybinę analizę – svarbu atpažinti dalyvių minėtas įžvalgas, lyginti ir grupuoti jas tarpusavyje. Į procesą patartina įtraukti ir visos iniciatyvos dalyvius. 

Gavus visus reikiamus duomenis, pirmiausia svarbu juos sutvarkyti ir parengti analizei. Jei duomenys kiekybiniai, svarbu juos išvalyti ir struktūrizuoti (pavyzdžiui, naudojant Excel, SPSS ar kitas programas). Jei duomenys kokybiniai, sugrupuokite bendrakūrybos proceso metu išgrynintus pasiūlymus / komentarus pagal pasirinktą logiką (sprendimo būdas, kaštų poreikis, svarba ar pan.). 

Analizuojant duomenis, svarbu išlikti nešališkiems, įvertinti, kiek atstovaujamos skirtingos tikslinės grupės, galima apskaičiuoti dažnius ir pagal tai pasiūlyti sprendimus. 

Kadangi proceso metu svarbu užtikrinti visų dalyvių įsitraukimą, atliekant analizę svarbu tartis su dalyvaujančiomis šalimis, tikslintis ir kartu tobulinti komentarus. Galutinis sprendimas gali būti priimtas konsensuso ar kitu būdu kartu su dalyviais. 

Svarbu, kad proceso metu priimti sprendimai ir pasiūlymai būtų gerbiami sprendimų priėmėjų, kurie dar proceso pradžioje suteikia dalyvių grupei pasitikėjimo mandatą priimti ir pasiūlyti kokybiškus sprendimus.

Bendrakūrybos proceso metu surinkta informacija ir jos apibendrinimas turėtų būti viešinami tiek dalyviams, tiek platesnei visuomenei. Aiškus proceso apibendrinimas yra skirtas suprasti, kokia buvo vykusio proceso prasmė bei reikšmė priimamiems sprendimais, kokie susiję tolimesni veiksmai yra numatyti. 

Tai galima daryti proceso ataskaitos forma pateikiant šią informaciją: 

• Bendrakūrybos proceso tikslas ir sprendžiama problema;
• Kontekstas, priežastys, argumentai poreikiui įgyvendinti iniciatyvą; 
• Tikslinė grupė; 
• Rezultatai ir jų panaudojimas; 
• Kontaktinis asmuo ir informacija. 

Visą su bendrakūrybos procesu susijusią medžiagą patartina pateikti vizualiai patogiu formatu (schemomis, grafikais, paveikslėliais). Rengiant ataskaitą, juodraštiniu variantu patariama pasidalyti su dalyviais ir pasinaudoti jų komentarais bei pasiūlymais tobulinant tekstą. 

Patariama ataskaitą viešinti institucijos internetinėje svetainėje, socialiniuose tinkluose. Jei sprendžiama problema itin aktuali platesnei visuomenei – pasidalinti pranešimu spaudai, surengti procesų aptarimui skirtą konferenciją. 

Informacija apie vykusius procesus taip pat paranku pasidalinti su kitais socialiniais partneriais, suinteresuotomis įstaigomis bei savo kolegomis. Siekiant užtikrinti, kad informacija pasiektų suinteresuotas šalis patariama, kad socialiniai partneriai bei suinteresuotos šalys taip pat pasidalintų informacija apie vykusį bendrakūrybos procesą.

Kokį viešinimo būdą geriausia pasirinkti? Skaitykite čia.

Kiekvieno vykstančio proceso įvertinimas – galimybė tobulėti ir priimti kokybiškus viešosios politikos sprendimus. Todėl viso bendrakūrybos proceso pabaigoje svarbu jį peržiūrėti ir įvertinti. Tai galima daryti pagal numatytus rodiklius, taip pat sukviečiant visą komandą, atsakingą už bendrakūrybos procesų organizavimą. 

Vertindami procesus, naudokitės visų komandos narių įžvalgomis, grįžtamuoju dalyvių ryšiu ir gautais rezultatais.

Apie sėkmės sąlygas ir matavimą sužinosite čia.

Vienas bendradarbiavimo būdas, išbandytas Lietuvoje – dekarbonizacijos politikos rengimas bendrakūrybos būdu. Viskas vyko atskirose darbo grupėse. 

Dekarbonizacijos darbo grupėse buvo siekiama atviro, efektyvaus dialogo, išgirsti naujas idėjas ir skirtingus požiūrius, užtikrinti dalijimąsi informacija tarp visų suinteresuotų šalių. Tik tariantis ir diskutuojant su verslo, mokslo, kitų organizacijų, visuomenės grupių atstovais įmanoma suformuoti Lietuvai geriausiai tinkantį priemonių rinkinį klimato kaitos iššūkiams įveikti.

Įgyvendinant Nacionalinę klimato kaitos valdymo darbotvarkę buvo siekiama numatyti, kaip Lietuva pasieks 2030 m. numatytus šiltnamio efektą sukeliančių dujų mažinimo tikslus. Tam, jog šis tikslas virstų realybe, buvo atnaujinamas Nacionalinio energetikos ir klimato srities veiksmų planas, kai Lietuvos Respublikos aplinkos ministerija kartu su Lietuvos Respublikos energetikos ministerija įsteigė atskirų sektorių dekarbonizacijos darbo grupes, kuriose verslo, mokslo, nevyriausybinių organizacijų atstovai turėjo galimybę tartis ir diskutuoti dėl klimato kaitą sukeliančių dujų mažinimo priemonių.

Procesas buvo vykdomas keliais etapais:
I.    Išanalizuoti ir aptarti patvirtintų priemonių apimtis ir tikėtiną efektą;
II.    Sudaryti galimų priemonių sąrašus ir įvertinti jų efektyvumą, kaštus;
III.    Sudaryti NEKSP siūlomų priemonių sąrašą ir jį pateikti NEKSP darbo grupei LRV.

Daugiau informacijos apie procesą raste čia.